Details

  • Type aanvraagWerving en selectie
  • Datum21-07-2021
  • Vacturenummer102726
Kunnen wij je helpen?

Afdelingssecretaris ParttimeWerving en selectie

Functieomschrijving

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een fulltime afdelingssecretaris (ondersteuning Juridisch & Communicatie) om onze juridische afdeling in Zoetermeer te versterken .

Het mooie van deze rol is dat het een veelzijdige rol is waarin je administratieve ondersteuning biedt aan het juridische team, maar ook in de drukte van communicatie komt en een actieve rol speelt om ons te helpen ons verhaal intern en extern te vertellen.

Hoofdverantwoordelijkheden:

Juridisch:

  • Eerste aanspreekpunt zijn binnen de organisatie voor bepaalde vormen van juridische ondersteuning
  • Laat planningscoördinatie over aan het team
  • Agendabeheer voor de Juridisch Directeur
  • Aanvragen en registraties maken in SAP
  • IT-verzoeken voor nieuwe medewerkers
  • Coördineren en plannen van Learning & Development sessies
  • Originele documenten in de kluis archiveren
  • Een SharePoint-site onderhouden voor de afdeling
  • Vlucht/hotel regelen voor zakenreizen
  • Registratie conferenties
  • Document lay-out controle
  • Projectgerelateerde ondersteuning voor Contractbeheer

Communicatie:

  • Assisteren bij evenementenplanning en communicatieprojecten
  • Social media content verzamelen, plannen, posten
  • Updates van website-inhoud
  • Het volgen en rapporteren van overeengekomen analyses om de effectiviteit van communicatie te meten
  • Beheer enkele werkstukken tot ze voltooid zijn
  • Plannen en coördineren van lunch- en leersessies
  • Eerste aanspreekpunt voor Communications bv. mailboxbeheer
  • Werk samen met projectteams en verkoop en marketing om datasheets, casestudy's en presentaties te maken
  • Inhoud verzamelen en de nieuwsbrief opmaken
  • Verantwoordelijk voor het bewaken van de advertentieplanning / het regelen van illustraties
  • SharePoint-updates
  • Beheer van beeld- en videobronnen
  • Aanvragen en bijhouden van handels- en marketingvoorraad
  • Updates van alle distributielijsten beheren en e-mails en campagnemateriaal van medewerkers verspreiden, bijvoorbeeld posters/video's naar werkplekken
  • Ondersteuning projectsite site
  • Intranet up-to-date houden, bijvoorbeeld nieuwsberichten toevoegen etc.
  • Ondersteuning bij congressen en evenementen

Functie eisen

  • Minimaal MBO-niveau (Secretaris of Office Management)
  • Minimaal 3 jaar ervaring in een secretariële of communicatie gerelateerde rol
  • Uitstekende kennis van Microsoft Office-toepassingen
  • Uitstekende kennis van mondeling en schriftelijk Engels
  • Klantgericht, ondernemend, commercieel ingesteld, een teamspeler en resultaatgericht met goede analytische vaardigheden
  • Uitstekende communicatieve, plannings- en coördinatievaardigheden
  • Een teamspeler die ook zelfstandig kan werken
  • Multitasking
  • Proactieve, besluitvaardige, volhardende houding

© 2016-2021