Managementondersteuner / Secretaresse

Als managementondersteuner / secretaresse vervul je een brede en belangrijke ondersteunende rol. Je bent de spil als het gaat om plannen, organiseren en structureren. Je werkt nauw samen met beleidsmedewerkers en andere collega’s en zorgt ervoor dat processen goed verlopen.

Je werkdagen zijn afwisselend. Op maandag en dinsdag werk je op kantoor, samen met het grootste deel van het team. Dit zijn ook de dagen waarop overleggen plaatsvinden, zoals teamoverleggen en interne afstemmomenten.

De overige dagen kun je, in overleg, deels vanuit huis werken. Je hebt hierin een grote mate van zelfstandigheid en beheert je eigen agenda, afgestemd op de werkzaamheden en je collega’s.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren en coördineren van agenda’s en afspraken
• Het plannen en organiseren van interne en externe overleggen
• Het notuleren van vergaderingen en het uitwerken van verslagen
• Het voorbereiden van bijeenkomsten, trainingen en overleggen
• Het onderhouden van contact met externe samenwerkingspartners
• Het ondersteunen van collega’s bij verschillende projecten
• Het bijhouden en structureren van administraties, zoals archivering en registraties
• Het verwerken van informatie in systemen en het beheren van documentatie

Daarnaast ligt er in de eerste periode een duidelijke focus op het wegwerken van verschillende administratieve processen en systemen.

Voor deze functie zoeken we iemand op medior niveau met relevante werkervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol. Je bent gewend om zelfstandig te werken en weet hoe je overzicht houdt in een omgeving waar veel tegelijk gebeurt.

We zoeken iemand die:

• Sterk is in plannen en organiseren
• Goed prioriteiten kan stellen en overzicht bewaart
• Nauwkeurig en gestructureerd werkt
• Professioneel communiceert, zowel mondeling als schriftelijk
• Discreet omgaat met vertrouwelijke informatie
• Proactief is en werk naar zich toe trekt
• Flexibel is en kan schakelen wanneer dat nodig is
• Stressbestendig is en rustig blijft in een dynamische omgeving

Daarnaast:

• Heb je ervaring met administratieve werkzaamheden en notuleren
• Kun je goed overweg met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook en Teams)
• Heb je een goede beheersing van de Nederlandse taal

• Salaris volgens schaal 6 (2466 - 3643 o.b.v. 36 uur)
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden conform CAO regeling
• 32 tot 36 uur per week (36 uur heeft de voorkeur)
• Hybride werken (maximaal 1 dag per week thuis)
• Werktijden tussen 07:30 en 18:00 uur
• Mogelijkheid tot verlenging bij goed functioneren

Over het team en de werkomgeving

Je komt terecht in een team van ongeveer 14 collega’s, voornamelijk beleidsmedewerkers, aangevuld met een aantal ondersteunende functies. De sfeer is informeel en collegiaal. Er wordt hard gewerkt, maar er is ook ruimte voor contact en samenwerking.

De werkomgeving is deels planmatig, maar kan ook dynamisch zijn. Soms is het nodig om snel te schakelen en andere prioriteiten op te pakken. Dat maakt het werk afwisselend en uitdagend.

Je werkt deels zelfstandig, maar stemt regelmatig af met collega’s en andere ondersteuners. Samen zorgen jullie ervoor dat alles goed geregeld is.

Je komt te werken binnen een organisatie in de publieke sector die zich richt op het voorbereiden en coördineren van hulpverlening in crisissituaties. Denk hierbij aan situaties waarin snel geschakeld moet worden tussen verschillende partijen, zoals zorginstellingen, gemeenten en andere hulpdiensten.

De organisatie speelt een belangrijke rol in het verbinden van deze partijen en zorgt ervoor dat zij goed voorbereid zijn op mogelijke incidenten en calamiteiten. Dit doen zij door te adviseren, samen te werken en regelmatig te oefenen met betrokken organisaties.

Binnen de organisatie wordt gewerkt in een omgeving waar samenwerking centraal staat. Collega’s weten elkaar makkelijk te vinden en er is veel ruimte om vragen te stellen of mee te denken. Tegelijkertijd wordt er ook zelfstandigheid verwacht en krijg je de ruimte om je werk op jouw manier in te richten.

De cultuur is informeel en collegiaal. Er wordt hard gewerkt, maar er is ook aandacht voor elkaar en voor een prettige werksfeer. Door de aard van het werk kan het soms nodig zijn om snel te schakelen, wat zorgt voor afwisseling en dynamiek in je werkzaamheden.